毎日の定型作業をAIで自動化し、1回30分を5分に
担当者の作業に1日つきそって流れを書き出し、AIに任せられる作業を選んで仕組みにしました。このページでは、そのうち「解析依頼書の作成」と「クレームの集計」の2つを紹介します。2週間以内に使い始めてもらい、ほかの担当者や部署にも広げています。
前の課題
- 毎日くり返す定型作業（解析依頼書の作成）に、1回30分かかっていた
- Excel での集計に、1回1時間かかっていた
- どちらも、メールや既存のシステムから人が目で拾い、Excel に書き写す作業だった
進め方
- 担当者に8時間つきそい、作業を1つずつ書き出す（何を見て、何を判断し、何を作るか）
- AIに任せる作業と、人が見る作業を分ける
- AIの仕組みを作り、お客様の環境に入れる（2週間以内に使い始め）
- ほかの担当者・部署に広げる
作業 1解析依頼書の作成（1回30分 → 5分）
Outlook で依頼が届くと、棚にある現物の情報・現物に付いた検査結果の紙・検査担当者の情報から、テンプレートの Excel で解析依頼書を作り、印刷して解析の担当に渡す業務です。
前の課題
- 依頼は Outlook のメールで届き、1通ずつ開いて内容を拾っていた
- 棚の現物に書かれた情報と、現物に付いた検査結果の紙を、目で見てテンプレートの Excel に書き写していた
- 検査担当者の情報も、毎回調べて入力していた
業務の流れがどう変わるか
いま
- Outlook の依頼メールを1通ずつ開く
- 現物と検査結果の紙を見て書き写す
- 検査担当者の情報を調べて入れる
- テンプレートの Excel で依頼書を仕上げる
- 印刷して解析の担当に渡す
これから
- AIに頼み、依頼メールをまとめて取り込む
- 現物と検査結果の紙を撮影して添付する
- 写真の文字を読み取り、担当者の情報を取得して、依頼書を作る
- 確認して印刷し、解析の担当に渡す
色の付いた段は、仕組み（AI・自動処理）が行います。ほかは人の作業です。
仕組みにした所
- AI（Codex。作業を頼めるAI）に頼むと、Outlook の依頼メールをまとめて取りに行く
- 現物の情報と検査結果の紙は、写真を撮って添付するだけ。写真の文字は AI が読み取る
- 検査担当者の情報は、クラウドから自動で取得する
- 必要な情報がそろうと、テンプレートの Excel で解析依頼書を作る
人と仕組みの分担
| 段 | 担当 | 中身 |
|---|---|---|
| 依頼メールの取り込み | 仕組み | AIがまとめて取りに行く |
| 現物と紙の撮影 | 人 | 写真を撮って添付する |
| 文字の読み取り・担当者情報の取得 | 仕組み | 写真から読み取り、クラウドから取得する |
| 依頼書の作成 | 仕組み | テンプレートの Excel に入れる |
| 確認・印刷・手渡し | 人 | 今までどおり担当者が行う |
作業 2クレームの集計（Excel での集計 1回1時間 → 10分）
既存のシステムからクレームのデータを書き出し、Excel に写して形をそろえ、Power BI（グラフを作る道具）でグラフにする定期の集計です。
前の課題
- クレームのデータは、既存のシステムの画面から毎回手で書き出していた
- 書き出したデータを Excel に写し、形をそろえる補正も手作業だった
- 集計のたびに、決まった担当者の時間を取っていた
業務の流れがどう変わるか
いま
- 既存システムの画面を開き、データを書き出す
- 書き出したデータを Excel に転記する
- 形をそろえて補正する
- Power BI に読み込ませてグラフにする
これから
- AIに集計を頼む
- AIがブラウザを操作して、システムから書き出す
- 補正して Excel に出力する
- Power BI に読み込ませる
色の付いた段は、仕組み（AI・自動処理）が行います。ほかは人の作業です。
仕組みにした所
- AI（Codex）が人の代わりにブラウザの画面を操作し、既存のシステムからデータを書き出す
- 書き出したデータの補正は、AI が補正用のスクリプト（Python・Node.js）を動かして行う
- 補正したデータの Excel への出力まで AI が行い、人は頼むだけにした
- Power BI への読み込みは人が行い、グラフの作りは変えていない
人と仕組みの分担
| 段 | 担当 | 中身 |
|---|---|---|
| 集計を頼む | 人 | AIに一言頼む |
| システムからの書き出し | 仕組み | AIがブラウザの画面を操作する |
| 補正と Excel への出力 | 仕組み | スクリプトで形をそろえて出力する |
| Power BI への読み込み | 人 | 今までどおり担当者が行う |
担当した内容をもとにした、業務のイメージです。実際の画面ではありません。
工夫した所
今の道具と出力の形は変えない
Power BI のグラフも、依頼書のテンプレートも今のままです。変えたのは、そこへ持っていくまでの手作業だけです。
既存のシステムは入れ替えない
システムに手を入れず、AI が人と同じように画面を操作してデータを書き出す形にしました。
人が見る所を残す
写真の撮影、最後の確認、印刷と手渡しは担当者が行います。全部をAIに任せる形にはしていません。
取り組みの成果
年間の時間の計算（解析依頼書の作成の分）: 1回あたり 30分 − 5分 ＝ 25分の短縮。月20件 × 担当者4名 × 12か月 ＝ 年960回。960回 × 25分 ＝ 400時間。
使った道具
同じ悩みがありそうな方
- 同じ作業を毎日くり返している
- メールや紙の情報を、毎回テンプレートに書き写している
- 既存システムからのデータの書き出しを、毎回手でしている
- AIを入れたいが、どの作業からか決まらない
よくある質問
全部の作業をAIに任せるのですか？
いいえ。担当者の作業を書き出したうえで、AIに任せる作業と人が見る作業を分けます。この事例でも、確認・印刷・手渡しは担当者が行っています。
使い始めるまで、どのくらいかかりますか？
この事例では、作る作業を決めてから2週間以内に使い始めてもらいました。
今のシステムを入れ替える必要はありますか？
この事例では入れ替えていません。既存のシステムはそのままで、AI が画面を操作してデータを書き出しています。
ほかの実績
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